Справка-объективка - важный официальный кадровый документ

Справка-объективка применяется при осуществлении следующих кадровых мероприятий:

При приеме работника на работу
В случаях возможного повышения по должности
Для присвоения трудовых наград и поощрения
Для направления сведений о работнике в организации по запросу
При аттестации работников на соответствие занимаемой должности.

В справке-объективке, в отличие от характеристики, указываются объективные данные о сотруднике (о служащем, военнослужащем и других категориях), которые можно проверить, подтвердить. В характеристике же сотруднику дается субъективная оценка его личных и деловых качеств.

В справке-объективке собираются подробные данные о работнике:

Фамилия, имя, отчество
Фото
Занимаемая должность
Дата и место рождения
Семейное положение, состав семьи
Сведения об образовании, учёное звание, степень
Специальное звание, дата присвоения
Наличие спортивной квалификации и специальных навыков
Форма допуска к сведениям, составляющую государственную тайну

Государственные и ведомственные награды
Наличие дисциплинарных взысканий
Сведения о включении в кадровый резерв
Владение иностранными языками
Участие в выборных органах
Стаж работы
Сведения о трудовой деятельности с указанием даты приёма и увольнения.

В зависимости от категории работника справка-объективка дополнительно должна содержать следующие сведения:

Для военнослужащих указывают звание, участие в боевых действиях, наличие наград
Для сотрудников МВД дополнительно указывают специальное звание, награды МВД

Для медицинских работников указывают квалификационную категорию и сертификаты
Для медицинских работников указывают квалификационную категорию и сертификаты

Полный состав реквизитов справки-объективки зависит от требований в организации

Оформить корректную справку-объективку – это кропотливая и трудоемкая работа. Если еще учесть то, что справка-объективка действительна только 3 месяца то задача автоматизации этого рутинного процесса - очень актуальна.

В одном из проектов перед нами была поставлена такая задача.

И наша команда разработала справку-объективку на основе типовых реквизитов и механизмов на базе программных продуктов «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», ред. 3.1, «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», ред. 3, «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 КОРП», ред. 3 с доработками механизмов учета наград, дисциплинарных взысканий, спортивной квалификации сотрудников, доступа к государственной тайне и хранения «трудовой деятельности» сотрудников организации.

Справка-объективка представлена в виде печатной формы карточки физического лица по личным данным и данным кадрового учета.

Заполнение печатной формы Справки-объективки выполняется с соблюдением следующих требований к реквизитам:

ФИО

заполняется последним значением регистра «История изменения ФИО», что гарантирует актуальные фамилию, имя, отчество сотрудника или физического лица (кандидата)
Личный номер

заполняется из нового, дополнительного реквизита «Личный номер», что актуально для государственных учреждений, может быть заменен на «Код физлица» или «Табельный номер сотрудника»

Фото

загружается из карточки физлица с соблюдением пропорций и сохранением качества фотографии
Специальное звание и дата присвоения

заполняется актуальным значением по данным регистра «Воинские, специальные звания физических лиц», записи которого регистрируются кадровыми документами («1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8»)

Рис. Карточка Сотрудника. Воинские и специальные звания физических лиц

Рис 1

Должность

заполняется актуальным значением по данным регистра «Кадровая история сотрудников», записи которого регистрируются кадровыми документами, с указанием вида занятости: основное место работы, внутреннее и внешнее совместительство. В реквизит выводится полное наименование позиции из штатного расписания
Место службы / работы

заполняется актуальным значением по данным регистра «Кадровая история сотрудников», с указанием наименования организации
Дата и место рождения

заполняется из данных физического лица
Семейное положение, Состав семьи

заполняется данными регистров «История изменения состояния в браке» и «Состав семьи»
Образование

заполняется данными из раздела «Образование, квалификация». Сотрудник может иметь несколько полученных образований разного вида. В справке-объективке должно быть указано наибольшее значение уровня образования. Для этих целей доработан дополнительный реквизит «Уровень» в справочнике «Виды образования»
Какое образовательное учреждение и когда окончил, специальность и квалификация по образованию

заполняется данными из раздела «Образование, квалификация» в хронологическом порядке;
Какими иностранными языками и языками народов РФ и в какой степени владеет / Ученая степень и ученое звание

заполняется данными из раздела «Образование, квалификация» из соответствующих разделов

Наличие спортивной квалификации и специальных навыков

для продуктов «1С:Зарплата и управление персоналом 8» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» разработан соответствующий раздел в Разделе «Образование, квалификация» для ввода и хранения и вывода на печать следующих данных физлица:
- Спортивная квалификация, навыки
- Классность
- Дата присуждения
- Документ
- Организация, выдавшая документ
Форма допуска к сведениям, составляющую государственную тайну

для обеспечения ввода и хранения, и вывода на печать данных по допуску доработан реквизит «Форма допуска» для справочников «Должность» и «Сотрудник»
Государственные награды (ведомственные и иные награды)

заполняется данными раздела «Трудовая деятельность» - «Награды». Доработаны механизмы выборочного отражение наград в справке-объективке и ввода, хранения и вывода на печать денежных поощрений включая суммы
Наличие дисциплинарных взысканий

для обеспечения ввода, хранения и вывода на печать разработан механизм учета дисциплинарных взысканий в разделе «Трудовая деятельность». В справку-объективку выводятся только действующие взыскания

Рис. Карточка сотрудника. Раздел «Трудовая деятельность - Взыскания»

Рис 2

Особые условия службы

разработан соответствующий раздел для ввода, хранения и вывода на печать следующих данных физлица («1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8»):
- Наименование
- Наименование документа
- Дата «С»
- Дата «По»
В справку-объективку выводятся только завершенные условия службы.

Сведения о включении в кадровый резерв

заполняется данными регистра «История кадрового резерва» («1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 КОРП»)

Рис. Ввод данных документом «Включение в резерв»

Рис 3

Трудовая и служебная деятельность

заполнение мест работы сотрудника, зарегистрированных в текущей базе данных кадровыми документами выполняется из регистра «Кадровая история сотрудников», а исторические данные с предыдущих мест работы, а также мест работы до начала эксплуатации системы (базы данных) из регистра - «Трудовая деятельность» в хронологическом порядке. Доработан механизм хранения «исторических» мест работы и зарегистрированных в базе данных в едином, редактируемом регистре «Трудовая деятельность», что позволяет хранить всю трудовую деятельность сотрудника в одном месте и оперативно формировать актуальную справку-объективку

Вывод трудовой деятельности в справку-объективку осуществляется в виде таблицы, при этом допустимо формировать записи «целой строкой», например, для указания смены наименования организации, завершения прохождения службы или обучения, для реализации доработан реквизит «Печать целой строкой» в регистре «Трудовая деятельность».

Рис. Пример заполнения справки-объективки раздела «Трудовая деятельность»

Рис 4

Наша команда готова поделиться положительным опытом реализации данного решения с учетом специфики Вашего предприятия

Заказать консультацию

Почему выбирают нас

Лет опыта внедрения продуктов "1С:Предприятие"

112

Сертификатов 1С у сотрудников компании

>345

Успешных внедрений в компаниях разного масштаба и сфер деятельности

ISO

Работаем по стандартам 9001:2015

Возврат к списку